Profesyonel İlişkiler

Toplantıların Verimini Artırmak İçin 5 Öneri

Cotton Office in New Orleans – Edgar Degas (1873)

Toplantılar ve iş görüşmeleri takım çalışmasının ayrılmaz bir parçası. Yüz yüze yapılan görüşmeler ya da sanal ortamda gerçekleştirilen toplantılar çalışma motivasyonunu artırıyor ve bu sayede kişiler daha etkili çalışabiliyorlar. Ancak bazı görüşmelerin biraz “zaman kaybı” gibi hissettirdiği ve istenen etkiyi yaratamadığı görülüyor. Bu görüşmelerin etkili olabilmesi için öncelikle verimli geçmesi gerekiyor. Biz de bu yazımızda toplantıların nasıl daha verimli geçirilebileceğini açıklıyoruz!

  1. İnsanlar verimli çalışabilmek için geniş bir bağlama ihtiyaçları duyuyor. Yani yaptıkları işin bağlı olduğu büyük resmi görmeleri gerekiyor. Kimlere rakipler, hangi müşterileri hedefliyorlar, nihai amaç ne gibi paylaşımlar çalışanların hem birbirlerine hem de işlerine olan bağlılığını artırıyor.
  2. Her insan iletişim kurmaya ihtiyaç duyuyor. Yapılan toplantıların bir kısmını çalışanları emeklerinden dolayı takdir etmeye ayırmak, motivasyonu büyük ölçüde artırıyor. Bu sayede hem kendilerini güvenilir hem de değerli hissediyorlar. 
  3. Birçok kişi açıklığa ihtiyaç duyuyor. Toplantılarda verilen bilgiler çalışanların diğer kişilerin neler yaptığı bilgisine ulaşmasını sağlıyor. Bu sebeple işin farklı bölümlerinde çalışan kişilerin birbirlerine soru sorma gibi imkanları olması önemli oluyor. Grup halinde sorular sormak ise belki de başkasının aklına gelmeyen bir noktayı aydınlatıp yeni fikirler oluşturabiliyor. Toplantılarda bu tartışma ortamını oluşturabilmek verimi artırıyor.
  4. Çalışanlara bir topluluk oldukları hissini yaşatmak gerekiyor. Herkesin sadece sunum yapıp gittiği toplantılardan ziyade iletişimin odak noktası haline gelmesi insanların ortak bir hedefe odaklanmalarına yardımcı oluyor. 
  5. Çalışanların atılacak adımları ve liderlerinin vizyonunu bilmeye ihtiyaçları oluyor. O yüzden toplantılarda atılacak adımların netleşmesi ve sınırların belirlenmesi gerekiyor. 

 

Yazan: İdil Salih

Düzenleyen: Dr. Gizem Sürenkök

 

Kaynak: Brower, T. (Jan 26, 2020). Tired of wasting time in meetings? 5 ways to make your meetings effective rather than exasperating. Forbes. https://www.forbes.com/sites/tracybrower/2020/01/26/tired-of-wasting-time-in-meetings-5-ways-to-make-your-meetings-effective-rather-than-exasperating/?sh=4b72063627d8